Les dispositions ci-après ont fait l’objet d’une validation par le Comité Directeur de l’Echiquier des Hautes Vosges au cours de sa réunion du 8 février 2024 à Vagney.
Pour les compétitions échiquéennes
La prise en compte des frais de déplacement ne peut être demandée que pour les compétitons officielles organisées par la FFE, la Ligue des Echecs du Grand Est ou le Comité Départemental des Clubs d’Echecs des Vosges. Ne sont donc pas concernés les Opens organisés par les clubs.
Une condition sine qua non étant qu’il y ait un covoiturage (sauf impossibilité manifeste) et que le nombre de véhicules soit limité au strict nécessaire. Les noms des autres joueurs présents dans le véhicule doivent être indiqués dans le formulaire. La déclaration doit être faite dans un délai maximum d’un mois par rapport à la date de la compétition. Passé ce délai, la déclaration sera refusée comme étant hors délai.
Par ailleurs, sa prise en compte n’est pas automatique. Elle relève d’un accord du Président ou du Trésorier car la responsabilité fiscale du club est engagée. Une contestation de la décision peut être faite auprès du Comité Directeur par l’entremise du Secrétaire Général.
S’il est soumis à l’impôt sur le revenu, il est demandé au déclarant d’opter pour « l’abandon des frais de déplacement » au profit d’un reçu fiscal ouvrant droit à une déduction fiscale. Cette option est par ailleurs financièrement plus avantageuse pour le déclarant et bien sûr budgétairement transparente pour le club.
NB : les reçus fiscaux font l’objet d’un registre géré par le club. Leur nombre et leur montant total font l’objet d’une déclaration en ligne annuelle. Le fisc peut par ailleurs réaliser des vérifications sur site, dont les justificatifs.
Ci-après le formulaire à télécharger pour faire la déclaration pour chacune des compétitions.
Note de frais compétition officielle (1)
Pour les réunions, les manifestations, les formations, …
Dans différentes circonstances, un bénévole peut être missionné pour représenter le club dans le cadre d’une réunion (AG, Comité Directeur, réunion d’information, …) d’une instance échiquéenne officielle ou à la demande d’une collectivité territoriale (mairie, département, région) ou pour une formation.
Si elle doit donner lieu à une note de frais, la participation à ces évènements ou formations doit donner lieu à un accord Préalable du Président du club.
Les éventuels frais d’hébergement et de repas pourront également être pris en charge sur justificatif. Pour pouvoir faire l’objet d’un abandon de frais en contrepartie d’un reçu fiscal, les frais engagés devront resté dans la limite des tarifs prévus prévue par la FFE. (au 01/02/24 20€ par repas et hôtel 2* (à vérifier)).
Ces frais pourront être regroupés pour faire l’objet d’une seule déclaration semestrielle (avant le 31 déc. pour des raisons fiscales et avant le 31 mai pour des raisons comptables).
Note de frais individuelle